台灣主要旅遊電商總營業額每年突破1,000億台幣，民眾出境旅遊超過1500萬人次。每個成功交易客戶的背後，除了前置行銷團隊推出的強檔行程、服務團隊的熱忱服務外，後續還有消費者個資及定型化契約的保存與管理，且依照旅行業管理規則，相關個人資料、文件須於旅遊行程結束後保存一年。
採用方案
NewSoftOA 文件管理系統 – 合約保存與管理
遭遇的困難
線上旅遊龍頭，不僅有線上通路、亦設立實體通路服務全台客戶，有多樣文件合約需保存與管理，包含每位成交客戶的個資及定型化契約、企業客戶的定型化契約、外部合作單位合作的廠商契約、人資部門的員工合約等，需保存及管理的文件數量龐大且類型繁雜。
客戶的期望
搭配企業內部作業、簽核流程，有效通知分布於全台的單位負責人合約的流程與處理進度，並保留各式合約的最終版本，供公司進行內部留存與管理。另外，針對廠商，則有年度續約的需要，在續約前夕希望能透過系統主動通知。
致勝關鍵
串聯企業簽核流程，負責單位人員一併知會
力新國際科技NewSoftOA 文件管理系統，以雲端維運方式，可串聯企業電子簽核系統，可有效通知該單位負責同仁合約的流程與處理進程，並保留合約的最終版本，供企業內部進行保存與管理。
使用資料夾，輕鬆分類管理資料
NewSoftOA 文件管理系統，管理人員可依需求自行建立、命名資料夾，讓管理人員可快速歸檔各式各樣的文件及合約。
檢索功能，快速找到所需文件
文件管理包含全文檢索的功能，要找特定文件或合約時，鍵入關鍵字，可進行全文搜索，快速幫助找到對應的文件及合約，進行後續處理。
合約設定到期提醒，不再擔心人工遺漏
針對有時效性、需續約的文件，文件管理系統可自動提醒合約到期日，讓業務、採購於續約前夕主動聯繫，不必怕人工遺漏發生違約的問題。
解決情況
線上旅遊龍頭，每年要保存與管理上萬份文件。文件分為線上文件及各實體據點需管理的文件，由於資料內容涉及個資，為確保民眾個資的安全、無外洩的問題，改由總部的法務部門統一保存並管理相關文件。 採用NewSoftOA文件管理系統後，雲端管理文件方式，結合電子簽核功能，讓分佈在全台的需求單位知道文件處理的情況。若有需要調閱文件時，可向法務申請所需文件，法務部門同仁可用全文搜索功能，快速找到相關資料，進行處理。同時，法務可依照部門單位歸類方式或依據組織單位調整，創建所需的資料夾，快速分類資料內容。
