多據點管理新趨勢：雲端電子簽核

行動APP / 雲端管理系統雙管齊下，跨點簽核即時發出、快速簽核完成

柯達飯店集團由於經營策略關係，近年來積極拓展新據點，目前已達8家之多。然而，以往集團簽核的管理及傳遞，仍舊以紙本傳簽、人工傳遞為主。重要的簽核由各據點專人於1-2天內親送至總管理處盡快進行簽核流程；次要的簽核常延宕近一個星期才會送達總管理處進行後續處理。

為解決多據點、跨域簽核延遲的問題，柯達飯店集團選擇力新國際科技NewSoft OA 電子流程簽核系統，將簽核流程由紙本躍為雲端管理方式。重要的簽核格式，轉為線上表單；重要的文件紙本資料，則轉為PDF或圖片檔案，作為簽核附件。透由行動簽核APP或雲端管理系統，一鍵即可發出各式簽核，讓原本少則1-2天多則一個星期的簽核傳送，在數秒內即傳送給相關部門及負責人員。

 

 

走動式管理必備：行動簽核APP

各店經理、房務及餐飲人員身處不在同場域，重要簽核行動APP第一手送達

多據點企業的「上雲管理學」

雲端電子公文 / 雲端電子簽核

惇陽工程由於經營方向與客戶服務關係，已於全台6縣市設立辦事處，為服務各公部門相關採購案，經常與政府機構以公文進行來往；收到公文當下，須在第一時間發文給負責單位、同仁進行後續審核及回覆。然而，負責同仁可能位於別縣市辦事處或經常於工地駐點，導致公文延宕處理情況發生。

為解決多據點、工地駐點等公文延遲處理產生罰則的問題，惇陽工程選擇力新國際科技NewSoft OA 電子公文系統，連結政府機關WebjAgent交換系統，收納、管理來自政府機關的公文。此外，NewSoftOA電子公文系統，支援di檔格式資料，無論收到政府、學校或非營利事業的電子公文、紙本公文或進行創稿發文、函覆，都可直接匯入NewSoftOA進行管理。

 

 

擁抱行動，使用手機管理的好處

行動APP公文、簽核、考勤手指間管理

惇陽工程的服務場域跨足各縣市的市區及鄉間，雖然在全台六縣市設有辦事處，但服務案場經常在這六縣市之外，工程部門人員更是經常駐外各縣市完成各式大小專案。

力新國際科技曾與許多從紙本管理轉數位管理企業一同合作，深知順暢的E化流程體驗，對每家企業、每位員工的重要性。導入NewSoftOA的過程中，力新專案經理與泱宏管理單位，逐一將泱宏的簽核流程釐清、把經常使用的簽核表單數位化，導入後短短不到一個月的時間，即協助泱宏簽核流程成功轉型為雲端化管理。

協助客製化企業表單格式 紙本轉數位表單無縫接軌

提供海空運國際物流的泱宏，公司內部成員們有經常使用的紙本表單，為讓每位員工，能從紙本簽核順利接軌電子簽核，NewSoftOA將泱宏常用的表單格式，客製化為與泱宏原來的紙本表單樣式相同。將員工慣用的紙本表單樣式延伸到雲端上使用，讓員工們自然而然轉換使用電子簽核。

彈性工時功能 便利不同單位上下班時間設定

追求穩健高效 積極導入e化管理

日健早年以機電起家，隨後拓展至營造與建設領域。近年隨著住戶安全與提供舒適居住環境，並應用電機與資通訊高科技的智慧型住宅已蔚為潮流，成為現階段住宅建設的必然趨勢。日健積極提供高機能與安全性的智慧住宅，同時秉持提供「家」的溫馨感，自董事長到全體員工，一致追求穩健高效，並在董事長的帶領下，秉持要做就做最好的，藉以提升客戶信任，追求品質與穩健，以踏實為理念，建立品牌口碑。

為提供住戶最佳的居住環境，日健對於品質十分要求，因此每一個細節，每一張設計圖，每一份對內對外與合作廠商的事宜，董事長都親自看過把關與建議，而以往紙本簽核的送單流程，時間冗長，為精益求精，高效化行政效率流程，總經理積極帶動導入e化管理，並指示管理部門尋找e化解決方案，期望透由e化管理，讓每一個建案的每個過程、環節都能高效有序的被傳閱，且不遺漏，最後決定選用介面操作簡單易懂，功能彈性運用好上手的NewSoft OA企業雲端辦公室解決方案：InterGate電子簽核系統 。

以「人」為本是關鍵 差勤表單先e化 導入順暢無縫接軌

導入新系統，如何讓員工願意使用、喜歡使用，力新國際企業雲端解決方案產品顧問黃駿為建議，以「人」為本的關懷角度是關鍵，日健在導入電子簽核初期，選定先由差假作業開始e化起，此與每位員工息息相關，透由電子簽核傳送假單，員工無需在苦苦等待主管回來，差假作業不卡關；而除了請假作業上系統外，初期公文也採用e化方式，可省去公文傳遞的費時問題，或利用email寄送，易產生不確定信件是否送達、當事人是否已讀取等種種不確定因素，自導入以來全體員工共心推動與使用，由於界面簡單易用，員工很快上手。

日健從導入NewSoft OA企業雲端辦公室解決方案至今，其系統彈性易懂好上手的，簡面很簡單，更棒的是，有貼心教育訓練服務，與專業的產品導入顧問可咨詢，此外，自導入後，有效幫助各單位間的會辦與資料的整合，大幅降低處理時效、提升作業效率。

與日健共同規劃討論，導入系統的力新國際企業雲端解決方案產品顧問黃駿為表示，在與日健合作導入的過程中，看見日健對於流程、品質、成品與服務的堅持、重視與在乎，秉持要做就做最好的，堅持不賣預售屋，只銷售成屋，在建築業界不斷引領設計潮流，是台灣建築業界的指標與模範。在連董事長的帶領下，重視員工與客戶，不斷的積極精益求精，透過全面e化，打造高效高品質企業，將在開創日健建設下一個高峰。