即時通> 跨界溝通好幫手 縣政互動零距離
全體縣府人員，在縣長的帶領下，積極深入在地，用心規劃提供多元便民服務，然而因屏東區域狹長，縣府各單位散佈於各地區，導致府內各單位各專案需舉辦會議、訊息通知與溝通協調時，動輒需召集分散於各地區的人員集中開會，非常浪費時間與人力，府內無論縱向橫向溝通，十分耗時費力。雖然公家機關要導入使用民間軟體並不容易，但為提供高效服務，由縣長副縣長主動積極領導全員，申請使用自由軟體。
資訊管理科科長王世卿表示，秉持著高效行政與到位服務的精神，縣府上下一心，擺脫框架與舊思維，積極尋找跨區溝通解決方案，比較與評估市面上相關產品，最後決定選用簡單易用彈性好上手，且功能齊全的NewSoft OA雲端辦公室解決方案，搭著政府推動自由軟體之契機，率先導入BisChat即時通軟體。
NewSoft OA的即時通軟體BisChat，以其開放性的架構、多元的應用功能與彈性的擴展力，非常適合需高度跨區溝通的單位，以屏東而言，其有1市29鄉3鎮，因此跨區溝通非常不易，政策溝通、討論、會議、公告傳達均是考驗，但透過BisChat系統，輕鬆做到跨區高效溝通，特別是「多人訊息」的功能，是同仁們最愛使用的功能之一，王科長非常有感的說，例如主計處與人事處，有時需要催收各區報表，透過BisChat的多人對話，一次催收，不需要如過往，要花時間一一打電話或發mail，且回覆率不高；然而，透過BisChat一次發訊，全員收到，短時間內即可收到回覆，效率大提升。
王科長讚許的說，BisChat是目前業界唯一能夠同時讓超過2000人同時於線上溝通的系統，自導入BisChat後，屏東縣府1市29鄉3鎮，可視為一個溝通單位，分散於屏東各地的行政單位，無論是主計、人事、地政、戶政等，均可跨區溝通了，目前已有超過2000位的BisChat使用者，透過BisChat的使用，大幅降低處理時效與提升作業效率。
<系統通知> 跳脫框架整合資源 巧用系統通知事半功倍
縣府每位同仁是為民服務的重要資產，影響著縣政工作的運行，每一位同仁都扮演著重要的角色，高效Smart工作絕對必要，然而，屏東縣政府在未導入NewSoft OA雲端e化管理系統時，同仁每天需要牢記上班時刷卡是幾點幾分，以對應到應下班間，但往往因一天忙碌下來，無法確切記得，出勤時間不易掌握；另公文簽核進度有時會有延遲或卡關的狀況，因公文簽核系統自成一套，為讓工作順利有效率的進行與完成，工作中同仁不會時時登入公文系統，卻也因此有時會造成重要公文卡關或簽核時效等問題。
為提供同仁友善高效工作環境，及要做就做最好與精益求精的理念，於導入NewSoft OA之際，資訊管理科全體在王科長的帶領下，積極尋找整合方案，跳脫框架與既定模式的思維，成功整合NewSoft OA系統與府內公文系統和差勤系統，透由系統間之整合應用，同仁可由NewSoft OA系統查詢出勤狀況，上下班時間一見即知，人員出缺勤狀況隨掌握；另透由公文系統與NewSoft OA的成功串接，公文簽核不卡關，同仁們不必因一直要上公文系統，而暫停手邊的工作，也不會因某位主管一直未上公文系統簽核，而延遲了公文的時效性，只要有需簽核之公文，透過系統自動通知，事半功倍工作效率大躍升。
<簽核功能>啟發多元應用創新機 <預約功能>整合庶務工作好掌握
靈活運用系統，創造多元應用，能由電腦做的事情，就不浪費人力來做，以這樣的理念，資訊管理科於導入NewSoft OA後，率先將耗時費力的庶務工作導入系統，運用NewSoft OA的預約功能與簽核功能，將場地租用與帳號申請，由紙本作業轉為電子化作業，不但提升了租借效率、排除重覆租借與環保省紙省空間外，更讓租借與帳號申請有電子紀錄可供查詢，也讓每年的稽核工作更Easy，不必翻箱倒櫃找檔案資料。
王科長笑著回憶道：以前場地租用如電腦教室之租用，過往用紙本登記控管，效率低，申請人員需親自至借出單位登記，借出單位需特別安排一名人力負責外，紙本容易不見，效果不佳，更是浪費紙張，現在改用線上作業，何時借由誰借清清楚楚，也不會有同一時間重覆租借的情況發生，改用系統管理真的很棒；而同仁們的帳號申請，以前也是紙本申請，這些文件丟與不丟都不對，因有稽核制度與個資法，不能隨意丟，但留著資料，時間一久，越來越佔空間，稽核時要找文件也不易查找，若同時有申請與取消，二者需相互對應，但用紙本時，因申請年度與取消年度，必不同年，查找上十分不便利，為提升行政流程效率，縣府於2014年開始改用OA系統申請帳號，透過電子化申請，除了環保節省紙張外，對於保存、稽核也均有高度正向效益。
全員一心齊推動 彈性應用好幫手
屏東縣政府在導入NewSoft OA雲端e化管理系統後，由縣長與各處室長官帶頭積極推動與鼓勵使用，要與縣長或各處室長官開會或安排其他行程，同仁們直接上NewSoft OA行事曆上預約，清楚快速也不必擔心忘記或記錯時間，除了長官們積極參與推動外，資訊管理科同仁也帶頭推動善用NewSoft OA，讓系統與同仁們的工作和生活無縫結合，一開始使用系統，同仁們可能因多一套系統，而抗拒使用，但系統若能為同仁帶來便利性與必需性，大家自然而然會天天使用系統，王科長笑著說，這個讓大家每天都會使用系統的秘訣是什麼呢？就是運用NewSoft OA投票系統做為同仁們中午訂便當的工具，現在全縣府二千多位同仁，無論是分佈在何處，每天上班第一件事肯定是開始NewSoft OA系統與BisChat即時通。
一路推動系統活用與多元應用的王科長特別分享：屏東縣政府積極致力於提供同仁高效的工作環境，以提供民眾到位貼心的服務，因而積極導入NewSoft OA系統，上下一心齊推動，讓系統扮演輔助同仁高效溝通與工作的助手，而非多一套工作負擔，成功為縣府解決複雜的跨區溝通問題，同時將過往耗費人力的工作轉為電子化後，效率大提升外，也更環保省紙。
於屏東縣政府導入NewSoft OA系統之初，即與屏東縣政府共同規劃討論的力新國際企業雲端解決方案產品總監柯震表示，在與屏東縣政府合作導入系統過程中，看見屏東縣政府全員的積極、靈活與主動為日常工作尋求高效率的作業模式。而於採訪中，我們深刻感受到屏東縣政府e化管理應用的靈活彈性，與切合工作實際需求，屏東縣政府的高效e化管理應用，實可為全台縣市政府楷模。
<屏東縣政府資訊管理科在王世卿科長的帶領下，積極為府內同仁提供最佳e化管理與應用系統>
