NewSoftOA 文件管理系統
文件保存防護一把罩 雲端、手機控管SO EASY
企業文件資安防護
依職權設定文件閱讀權限,同時提供多種文件安全機制,隨時記錄文件閱讀情況。
珍貴文件確實保存
不再擔心硬碟壞軌、網路芳鄰故障。NewSoftOA文件管理,雲端方式保存與管理,文件安全有保障。
條件式搜尋文件
在文件海裡找文件,秒速必達!藉由tag文件標籤、全文檢索輸入,快速搜尋查找到相關檔案。
ISO管理規範
因應ISO電子化,NewSoftOA文管系統可結合電子簽核,簽核紀錄更完整、文件調閱更便利。
NewSoftOA 文件管理系統
採雲端運算/行動APP管理方式,可結合多功能事務機批次上傳文件;全文檢索及影像文件搜尋功能,支援多種檔案格式,找資料更容易;權限控管機制,並提供浮水印、限制閱讀時間、密碼開啟、禁止列印、無權限者不可閱讀原始檔等,讓文件調閱更安全。
我們能幫忙些什麼?
保護企業文件資安 多種方式同時防護
許多企業、公司因重要文件無法設定閱讀權限、無法紀錄閱讀人員歷程,曾發生公司重要文件被任意取用、外流卻追查不到的情況。
NewSoftOA管理系統,提供多種文件控管機制,如分權機制,可依職責、部門等設定閱讀權限,降低文件外洩機率;閱讀紀錄下載,可檢視文件閱讀、下載的軌跡;動態浮水印,保護原始文件內容等。
確保企業行號 保存珍貴重要資料
使用硬碟儲存、管理文件,遇見軟體受損、硬碟壞軌等情況,導致企業級儲存裝置損壞,造成公司珍貴資料遺失情況。公司累積巨量文件,亟需將紙本文件全數數位化。
導入NewSoftOA 文件管理系統,堆積如山的文件可結合多功能事務機,快速將企業紙本資料轉為數位化。企業文件資料,以雲端化管理、雲端檢閱,協同企業保存珍貴重要資料。
條件搜尋 Tag文件標籤、全文檢索快速找出所需文件
用硬碟管理文件,公司企業每年產出幾千、幾萬份文件,要找時如同在大海撈針一樣,搜尋效率低、閱讀紀錄無法下載及追蹤。
NewSoftOA文件管理系統,可用條件式搜索,如Tag文件標籤、快速找出藉由,協助公司行號、企業將大量的紙本或文件影像檔轉為可搜尋、查找的數位檔案,輸入文件關鍵字,可快速搜尋查找到相關的檔案,便利企業管理海量文件。
符合ISO管理規範 有效控管企業文件版本
許多客戶一想到導入 ISO,就為文件建置與程序簽核而感到頭痛,且不知從哪方面著手。
NewSoftOA文件管理系統,結合電子簽核,符合ISO管理規範,可大幅提升文件管理中心的效率。符合ISO文檔管理的指導原則與操作規範,讓所有文件都能擁有完整的全生命週期管理,降低大量投入的人力成本。
NewSoftOA 文件管理系統
功能特點
依組織規章 流程依需求設定
● 支援各串簽、會辦、角色簽核、通知等各種功能。
● 各個文件資料匣可設定各自的讀者、作者、管理者,並可設定多層資料匣架構管理。
● 文件發佈作廢時,可設定主管審批後才執行。
行動文管APP 異地手機輕鬆調閱
● 依據職務需求,開放可查閱的文件,兼顧使用安全及跨域便利性。
● 最新上架文件或文件版本更新,直接匯整至行動文管中,重要資訊傳遞無落差。
● 文件可印上公司浮水印,加強手機瀏覽安全性。
版本管理、改版通知 確保文件有效性
● 支援版本管理機制,確保每次同仁取閱檔案時都是最新版,舊版本若需調閱,則需被賦與權限者才能查核。
● 可由管理者發佈、亦可由同仁自行主動訂閱、設定我的最愛,當有最新版本更新時,會自動發送版本通知。
雲端檢閱 數位化管理
● 雲端依個人權限,透過瀏覽器即可直接線上閱讀所有文件管理系統中的文件。
● 支援300多種常見檔案上傳時自動轉存PDF格式,檢視者無法下載原始檔。
安全機制 管理更安心
● 提供多種文件控管功能,禁止儲存、滑鼠右鍵、下載原始檔,支援浮水印,任何的檢視文件都會控管,並提供閱讀記錄。
全文檢索 檔案快速找
● 舉凡常用的Word、Excel、PPT或PDF等文字檔案,上傳時自動轉換,皆可直接進行全文檢索,另支援進階關鍵字、分類、權限等各種搜尋方式。
NewSoftOA文件管理系統,廣受各行各業企業青睞,自推出以來,每年以50家以上速度不斷成長,累積超過1,000家以上企業採用及見證。
三大優勢
企業聰明選
可依需求預算選配
電子簽核、專案系統、網路硬碟、手機行動版、客戶管理等近30多個模組,將每一分預算花在刀口上。
支援兩大作業系統、四大瀏覽器
無論使用電腦、手機或平板(Windows、iOS、Android),皆可透由上網、APP即時簽核。支援四大瀏覽器(IE、Chrome、Firefox及safari),企業主管及員工都能讓工作變得更簡單、更快速。
完善優質售後服務
• 不限次客戶電話諮詢服務
• 不定時舉行產品教育訓練課程
• 程式每月加值更新優化系統功能
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