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NewSoftOA 文件管理系統


文件保存防護一把罩 雲端、手機控管SO EASY


企業文件資安防護



依職權設定文件閱讀權限,同時提供多種文件安全機制,隨時記錄文件閱讀情況。

珍貴文件確實保存



不再擔心硬碟壞軌、網路芳鄰故障。NewSoftOA文件管理,雲端方式保存與管理,文件安全有保障。

條件式搜尋文件



在文件海裡找文件,秒速必達!藉由tag文件標籤、全文檢索輸入,快速搜尋查找到相關檔案。

ISO管理規範



因應ISO電子化,NewSoftOA文管系統可結合電子簽核,簽核紀錄更完整、文件調閱更便利。


NewSoftOA 文件管理系統


採雲端運算/行動APP管理方式,可結合多功能事務機批次上傳文件;全文檢索及影像文件搜尋功能,支援多種檔案格式,找資料更容易;權限控管機制,並提供浮水印、限制閱讀時間、密碼開啟、禁止列印、無權限者不可閱讀原始檔等,讓文件調閱更安全。



我們能幫忙些什麼?


保護企業文件資安 多種方式同時防護


許多企業、公司因重要文件無法設定閱讀權限、無法紀錄閱讀人員歷程,曾發生公司重要文件被任意取用、外流卻追查不到的情況。

NewSoftOA管理系統,提供多種文件控管機制,如分權機制,可依職責、部門等設定閱讀權限,降低文件外洩機率;閱讀紀錄下載,可檢視文件閱讀、下載的軌跡;動態浮水印,保護原始文件內容等。


確保企業行號 保存珍貴重要資料


使用硬碟儲存、管理文件,遇見軟體受損、硬碟壞軌等情況,導致企業級儲存裝置損壞,造成公司珍貴資料遺失情況。公司累積巨量文件,亟需將紙本文件全數數位化。

導入NewSoftOA 文件管理系統,堆積如山的文件可結合多功能事務機,快速將企業紙本資料轉為數位化。企業文件資料,以雲端化管理、雲端檢閱,協同企業保存珍貴重要資料。






條件搜尋 Tag文件標籤、全文檢索快速找出所需文件


用硬碟管理文件,公司企業每年產出幾千、幾萬份文件,要找時如同在大海撈針一樣,搜尋效率低、閱讀紀錄無法下載及追蹤。

NewSoftOA文件管理系統,可用條件式搜索,如Tag文件標籤、快速找出藉由,協助公司行號、企業將大量的紙本或文件影像檔轉為可搜尋、查找的數位檔案,輸入文件關鍵字,可快速搜尋查找到相關的檔案,便利企業管理海量文件。


符合ISO管理規範 有效控管企業文件版本


許多客戶一想到導入 ISO,就為文件建置與程序簽核而感到頭痛,且不知從哪方面著手。

NewSoftOA文件管理系統,結合電子簽核,符合ISO管理規範,可大幅提升文件管理中心的效率。符合ISO文檔管理的指導原則與操作規範,讓所有文件都能擁有完整的全生命週期管理,降低大量投入的人力成本。





NewSoftOA 文件管理系統
功能特點

依組織規章 流程依需求設定



● 支援各串簽、會辦、角色簽核、通知等各種功能。

● 各個文件資料匣可設定各自的讀者、作者、管理者,並可設定多層資料匣架構管理。

● 文件發佈作廢時,可設定主管審批後才執行。

行動文管APP 異地手機輕鬆調閱



● 依據職務需求,開放可查閱的文件,兼顧使用安全及跨域便利性。

● 最新上架文件或文件版本更新,直接匯整至行動文管中,重要資訊傳遞無落差。

● 文件可印上公司浮水印,加強手機瀏覽安全性。

版本管理、改版通知 確保文件有效性



● 支援版本管理機制,確保每次同仁取閱檔案時都是最新版,舊版本若需調閱,則需被賦與權限者才能查核。

● 可由管理者發佈、亦可由同仁自行主動訂閱、設定我的最愛,當有最新版本更新時,會自動發送版本通知。



雲端檢閱 數位化管理



● 雲端依個人權限,透過瀏覽器即可直接線上閱讀所有文件管理系統中的文件。

● 支援300多種常見檔案上傳時自動轉存PDF格式,檢視者無法下載原始檔。

安全機制 管理更安心



● 提供多種文件控管功能,禁止儲存、滑鼠右鍵、下載原始檔,支援浮水印,任何的檢視文件都會控管,並提供閱讀記錄。

全文檢索 檔案快速找



● 舉凡常用的Word、Excel、PPT或PDF等文字檔案,上傳時自動轉換,皆可直接進行全文檢索,另支援進階關鍵字、分類、權限等各種搜尋方式。

NewSoftOA文件管理系統,廣受各行各業企業青睞,自推出以來,每年以50家以上速度不斷成長,累積超過1,000家以上企業採用及見證。


預約線上說明

 

三大優勢
企業聰明選



可依需求預算選配



電子簽核、專案系統、網路硬碟、手機行動版、客戶管理等近30多個模組,將每一分預算花在刀口上。



支援兩大作業系統、四大瀏覽器



無論使用電腦、手機或平板(Windows、iOS、Android),皆可透由上網、APP即時簽核。支援四大瀏覽器(IE、Chrome、Firefox及safari),企業主管及員工都能讓工作變得更簡單、更快速。



完善優質售後服務



• 不限次客戶電話諮詢服務
• 不定時舉行產品教育訓練課程
• 程式每月加值更新優化系統功能

成功案例







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立即聯絡我們,來電請洽    02-7721-2080 或   email  contactus@newsoft.com.tw 洽詢。


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旅遊圖

台灣主要旅遊電商總營業額每年突破1,000億台幣,民眾出境旅遊超過1500萬人次。每個成功交易客戶的背後,除了前置行銷團隊推出的強檔行程、服務團隊的熱忱服務外,後續還有消費者個資及定型化契約的保存與管理,且依照旅行業管理規則,相關個人資料、文件須於旅遊行程結束後保存一年。

採用方案

NewSoftOA 文件管理系統 – 合約保存與管理

遭遇的困難
 

線上旅遊龍頭,不僅有線上通路、亦設立實體通路服務全台客戶,有多樣文件合約需保存與管理,包含每位成交客戶的個資及定型化契約、企業客戶的定型化契約、外部合作單位合作的廠商契約、人資部門的員工合約等,需保存及管理的文件數量龐大且類型繁雜。

客戶的期望
 

搭配企業內部作業、簽核流程,有效通知分布於全台的單位負責人合約的流程與處理進度,並保留各式合約的最終版本,供公司進行內部留存與管理。另外,針對廠商,則有年度續約的需要,在續約前夕希望能透過系統主動通知。

致勝關鍵

串聯企業簽核流程,
負責單位人員一併知會
 

力新國際科技NewSoftOA 文件管理系統,以雲端維運方式,可串聯企業電子簽核系統,可有效通知該單位負責同仁合約的流程與處理進程,並保留合約的最終版本,供企業內部進行保存與管理。

使用資料夾,
輕鬆分類管理資料
 

NewSoftOA 文件管理系統,管理人員可依需求自行建立、命名資料夾,讓管理人員可快速歸檔各式各樣的文件及合約。

檢索功能,
快速找到所需文件
 

文件管理包含全文檢索的功能,要找特定文件或合約時,鍵入關鍵字,可進行全文搜索,快速幫助找到對應的文件及合約,進行後續處理。

合約設定到期提醒,
不再擔心人工遺漏
 

針對有時效性、需續約的文件,文件管理系統可自動提醒合約到期日,讓業務、採購於續約前夕主動聯繫,不必怕人工遺漏發生違約的問題。

解決情況

線上旅遊龍頭,每年要保存與管理上萬份文件。文件分為線上文件及各實體據點需管理的文件,由於資料內容涉及個資,為確保民眾個資的安全、無外洩的問題,改由總部的法務部門統一保存並管理相關文件。 採用NewSoftOA文件管理系統後,雲端管理文件方式,結合電子簽核功能,讓分佈在全台的需求單位知道文件處理的情況。若有需要調閱文件時,可向法務申請所需文件,法務部門同仁可用全文搜索功能,快速找到相關資料,進行處理。同時,法務可依照部門單位歸類方式或依據組織單位調整,創建所需的資料夾,快速分類資料內容。

◆立即前往了解客戶管理系統如何輔助昌葧產業締造銷售佳績。
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因應ISO電子化,NewSoftOA文管系統可結合電子簽核,簽核紀錄更完整、文件調閱更便利。


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採雲端運算/行動APP管理方式,可結合多功能事務機批次上傳文件;全文檢索及影像文件搜尋功能,支援多種檔案格式,找資料更容易;權限控管機制,並提供浮水印、限制閱讀時間、密碼開啟、禁止列印、無權限者不可閱讀原始檔等,讓文件調閱更安全。



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許多企業、公司因重要文件無法設定閱讀權限、無法紀錄閱讀人員歷程,曾發生公司重要文件被任意取用、外流卻追查不到的情況。

NewSoftOA管理系統,提供多種文件控管機制,如分權機制,可依職責、部門等設定閱讀權限,降低文件外洩機率;閱讀紀錄下載,可檢視文件閱讀、下載的軌跡;動態浮水印,保護原始文件內容等。


確保企業行號 保存珍貴重要資料


使用硬碟儲存、管理文件,遇見軟體受損、硬碟壞軌等情況,導致企業級儲存裝置損壞,造成公司珍貴資料遺失情況。公司累積巨量文件,亟需將紙本文件全數數位化。

導入NewSoftOA 文件管理系統,堆積如山的文件可結合多功能事務機,快速將企業紙本資料轉為數位化。企業文件資料,以雲端化管理、雲端檢閱,協同企業保存珍貴重要資料。






條件搜尋 Tag文件標籤、全文檢索快速找出所需文件


用硬碟管理文件,公司企業每年產出幾千、幾萬份文件,要找時如同在大海撈針一樣,搜尋效率低、閱讀紀錄無法下載及追蹤。

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● 各個文件資料匣可設定各自的讀者、作者、管理者,並可設定多層資料匣架構管理。

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● 最新上架文件或文件版本更新,直接匯整至行動文管中,重要資訊傳遞無落差。

● 文件可印上公司浮水印,加強手機瀏覽安全性。

版本管理、改版通知 確保文件有效性



● 支援版本管理機制,確保每次同仁取閱檔案時都是最新版,舊版本若需調閱,則需被賦與權限者才能查核。

● 可由管理者發佈、亦可由同仁自行主動訂閱、設定我的最愛,當有最新版本更新時,會自動發送版本通知。



雲端檢閱 數位化管理



● 雲端依個人權限,透過瀏覽器即可直接線上閱讀所有文件管理系統中的文件。

● 支援300多種常見檔案上傳時自動轉存PDF格式,檢視者無法下載原始檔。

安全機制 管理更安心



● 提供多種文件控管功能,禁止儲存、滑鼠右鍵、下載原始檔,支援浮水印,任何的檢視文件都會控管,並提供閱讀記錄。

全文檢索 檔案快速找



● 舉凡常用的Word、Excel、PPT或PDF等文字檔案,上傳時自動轉換,皆可直接進行全文檢索,另支援進階關鍵字、分類、權限等各種搜尋方式。

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電子簽核、專案系統、網路硬碟、手機行動版、客戶管理等近30多個模組,將每一分預算花在刀口上。



支援兩大作業系統、四大瀏覽器



無論使用電腦、手機或平板(Windows、iOS、Android),皆可透由上網、APP即時簽核。支援四大瀏覽器(IE、Chrome、Firefox及safari),企業主管及員工都能讓工作變得更簡單、更快速。



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