總是找不到需要的檔案文件嗎? NewSoftOA文件管理系統協助企業提升效率
公司文件檔案以紙本方式存放,歷年資料持續增加;一般的文件檔案歸檔、保存、簽核、調閱等,常因高度重複導致容易出錯;文件管理流程沒有統一及數位化,經常成為影響企業工作的效率;總要定期印出ISO相關文件佈達給員工,既耗時又耗紙。
針對這些日常文件處理上的痛點,力新國際科技的NewSoftOA文件管理系統方案助力企業將文件管理流程自動化,符合ISO管理規範管控文件,高效管理企業文件檔案資產的同時也跨入ESG永續管理的第一步。
自動化文件管理,資料夾分類分權、匯入文件、尋找文件
企業需要定期保存文件,但檔案室裡不斷增加的文件不但耗用大量寶貴的空間,也增加員工的工作負擔。NewSoftOA 文件管理系統,可結合企業內部的多功能事務機批次上傳文件,ISO手冊、程序書、指導書、紀錄/表單、重要合約、簽收單據、財務報表,都可在文件檔案掃描後,歸檔至NewSoftOA文件管理系統中;可於系統中設定各部門及同仁的閱讀權限內容;要調閱文件時,可依部分、分類、關鍵字、日期等資訊查找,簡化企業文件統整的流程。
文件管理結合簽核功能,輕鬆控管文件的有效性
ISO文件的審核與發佈,需要經過相關部門主管、同仁進行文件簽核後,才會公告上架。然而,傳統的紙本文件審核上架流程,經常遇到文件送出審核確認的過程中,不知卡在哪一個關卡或文件消失要重跑流程的情況。NewSoftOA文件管理系統結合簽核流程,讓文件審核及發佈的流程透明化,確保組織相關人員,可隨時獲得最新版本的有效文件。
雲端線上閱讀文件省紙又減碳,企業敲向ESG永續管理的首部曲
ESG浪潮興起,節能減碳成為企業的營運重點。然而,每製造一張A4 紙,需排放約18 公克的二氧化碳,相當於每人每45分鐘所產生的二氧化碳含量。以NewSoftOA文件管理客戶的使用量推估,客戶採用至今已減少列印的文件已超過200萬份,若換算成一般文件的紙張用量,等於少砍3,600棵樹木,節省的碳排放量甚至超過650公噸。減碳其實很簡單,企業不需要導入架構龐大或功能豐富的IT系統,只要採用NewSoftOA文件管理系統,將公司文件數位化,透過線上閱讀文件、減少文件列印,減碳效益立即獲得成效。
貴企業也有文件管理的困擾嗎?想要邁入ESG,卻不知從何著手嗎?
這時,就讓NewSoftOA文件管理系統幫助您。更多服務資訊,請見,力新國際科技文件管理官網:https://www.newsoft.com.tw/products/product_page.php?P_Id=51
電話諮詢:02-77212080
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