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LeaderView 文件管理系統    

 
產品導覽
 

每一間公司都有重要的文件要管理,這些數位化的電子檔案文件怎麼有效的管理,其實大大影響到公司的經營效率與未來的發展。

 

有文件管理概念的公司,就知道怎麼樣選擇一個適合自己公司的文件管理系統。大部份初次聽到文件管理的公司,可能不知道什麼是文件管理,文件管理又有什麼用。講電子郵件可能很多人的公司用了,講網路硬碟也不少公司都有類似網路芳鄰的系統導入了。

 

「文件管理」?不知道,也不知這個能幹嘛?用網路芳鄰之類的網路硬碟不就夠了嗎?

設計完善的文件管理系統有助於輕鬆尋找與共用。使文件標準化;提升組織在知識上的管理。

 

隨著資訊安全的意識崛起,再加上堆積如山的文件越來越多,如何很方便地找到需要的文件,確定參與成員所拿到的都是同一份最新的文件,並且要確保是機密的文件不會外流,成為企業最重視的需求之一了。

 
文件管理的效用
 
  1. 紙本資料保存超快速,可結合多功能事務機批次上傳。
     
  2. 員工不會再誤用錯誤版本,確保取得一定是最新文件。
     
  3. 尋找文件更容易,可全文檢索、支援多種檔案格式;影像文件也可搜尋。
     
  4. 讓文件調閱更安全,提供浮水印、限制閱讀時間、密碼開啟、禁止列印、無權限者不可閱讀原始檔等。
     
  5. 簡化調閱工作,整合線上簽核引擎,文件安全性比紙本更有保障。
     
  6. 重要文件與合約不外流,可設定取出時均需審核。
 
產品特色
 
提供安全機制、權限控管機制,管理更便利
 
  1. 流程審核:文件發佈作廢時,可設定主管審批後才執行(支援各串簽、會辦、角色簽核、通知等各種功能)
     
  2. 權限控管:各個文件資料匣可設定各自的讀者、作者、管理者,並可設定多層資料匣架構管理。
     
  3. 安全機制:提供文件控管,禁止儲存、滑鼠右鍵、下載原始檔,支援浮水印,任何的檢視文件都會控管,並提供閱讀記錄。
     
  4. 改版通知:可由管理者發佈、亦可由同仁自行主動訂閱、設定我的最愛,當有最新版本更新時,會自動發送版本通知。
 
雲端閱讀、檢索,享受文件數位化方便性
 
  1. 自動轉檔:內建支援300多種常見檔案上傳時自動轉存PDF格式,檢視者無法下載原始檔。
     
  2. 線上閱讀:不需安裝任何軟體,依個人權限透過瀏覽器即可直接線上閱讀所有文件管理系統中的文件。
     
  3. 全文檢索:舉凡常用的Word、Excel、PPT或PDF等文字檔案,上傳時自動轉換,皆可直接進行全文檢索,另支援進階關鍵字、分類、權限等各種搜尋方式。
     
  4. 版本管理:支援版本管理機制,確保每次同仁取閱檔案時都是最新版,舊版本若需調閱,則需被賦與權限者才能查核。
 
 
 
行動文管新上市
商務/外勤人員最佳幫手 文件資料隨調閱
 

出差在外,臨時需調閱重要文件,總麻煩同事協助搜尋檔案嗎?休假時刻,合作客戶或廠商,來電急需商品DM嗎? 會議洽談,急欲調閱公司合作條款,但不知道哪份合約規章是最新嗎? 「行動文管」,解決你的煩惱,從此不需急奔辦公室找資料,輕鬆一鍵文件資料隨調閱。

NewSoft OA文件管理系統率先業界推出「行動文管」,無論出差、外派或會議中,皆可輕鬆透過手機調閱最新關鍵資料。 手機在手,文件資料隨時查閱,搭配我的最愛及關鍵字搜尋,快速搜尋所需文件或合約,重要資訊傳遞一把罩!

整合文件管理系統的設定權限,完美與公司各職務配合,滿足文件安全性與調閱便利性等需求,更具備即時與手機瀏覽安全性等特色:

 
  1. 依據職務需求,開放可查閱的文件,兼顧使用安全及跨域便利性
     
  2. 最新上架文件或文件版本更新,直接匯整至行動文管中,重要資訊傳遞無落差
     
  3. 文件可印上公司浮水印,加強手機瀏覽安全性

 

 

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