DocPort 電子公文系統


 

常困擾收到來自政府、學校或非營利事業,發來的紙本公文嗎?不但必須經過一連串的人工作業,從影印紙本公文做備份、將公文掃描轉電子檔,還要再匯入電子流程系統進行簽核作業,流程時間冗長,進度掌握追蹤不易嗎?

 

DocPort 電子公文系統為深入瞭解企業需求所推出的電子公文系統,解決多家企業的公文收發簽核問題,完全相容政府電子公文格式,可直接輕鬆收文、分文,完整記錄公文來往歷程,並設計有流程狀況分析,可統計公文時效、收發文數量等,建立完善的稽管制度及最佳公文處理程序,落實各承辦人處理公文的時效性。

 

現在就把惱人的步驟交給DocPort電子公文系統,讓您一鍵搞定電子簽核收文轉簽及創稿發文送簽等流程,實現環保高效與便利易追蹤,最棒的是完全無需再採購其他系統,完全無縫接軌。

 

登入首頁快速查閱未完成的公文狀態

 

承辦人在每次登入電子公文系統首頁時,系統自動顯示屬於該承辦人之尚未完成的公文清單,讓承辦人特別注意即將逾期的公文,可立即處理完成,避免遭到懲處。



 
 

共同管理母公司及子公司多家公文 業界唯一

 

透過DocPort特別研發的收發文工具將可特別針對不同家公司的公文接收下來進行彙整,降低總收文及總發文尋找公文之時間,只要透過下拉選單,選擇想看的公司名稱,系統將會快速的幫您找出該公司之收發文清單,輕鬆又有效率。



批次分文功能 總收文一鍵搞定

 

不需逐筆分文,透過批次分文功能,讓總收文省去點選多次的煩惱,讓您管理公司公文上快速又方便。


 

 

相容政府電子公文格式 完全無縫收文轉簽

 

無論收到政府、學校或非營利事業的電子公文、紙本公文或進行創稿發文、函覆,都可直接匯入DocPort電子公文系統,支援轉入政府公文系統di檔格式資料,無縫轉換,完全沒有障礙。。



 
 

自動匯入電子公文 化繁為簡便利高效

 

指定公文匯入來源資料夾,即可定期匯入政府電子公文檔案到 DocPort電子公文系統中,省去人工輸入的繁瑣步驟。同時公文系統也提供紙本公文登錄功能,完整記錄公司內部與政府機構公文往來歷程並建檔。



公文流向 瞭若指掌

 

針對每一公文從收文開始的所有流程,均建有完整的登錄記錄,隨時可以監控掌握公文流向與資訊即時同步,更可作為日後分析統計與稽核管理之依據。


自動串接NewSoft OA電子簽核 即刻快速傳閱審簽

 

電子公文模組可以串接現有的電子簽核系統,方便公司內部員工快速轉發、傳閱與審核。。



完整保留公文流動歷程 查閱便捷一目了然

 

在公文傳遞審核的過程中,同時會記錄發送、審核、刪除等歷史紀錄,以供日後查詢。


 

NewSoft 電子公文系統是業界唯一提供可獨立運用亦可結合簽核系統的彈性產品,完全相容政府電子公文格式,可直接輕鬆收文、分文,完整記錄公文來往歷程,並設計有流程狀況分析,可統計公文時效、收發文數量等,建立完善的稽管制度,建立最佳公文處理程序,落實各人員處理公文的時效性。


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